Nel mondo delle risorse umane, definire con chiarezza ruoli e competenze è fondamentale per attrarre i candidati giusti e sviluppare i talenti interni. La mancata corrispondenza tra le competenze dei lavoratori e i requisiti richiesti – il cosiddetto mismatching – è infatti una delle cause della attuale “crisi delle competenze” nel mercato del lavoro.
Le schede di ruolo sono uno strumento che aiuta a prevenire questo problema. Si tratta di documenti dettagliati che descrivono in modo strutturato una posizione lavorativa, includendo responsabilità, attività quotidiane, competenze tecniche e soft skill associate a quel ruolo. In altre parole, una scheda di ruolo è una versione avanzata e completa di una tradizionale job description ed è considerata un elemento essenziale per la gestione strategica del personale e il suo sviluppo.
Nei paragrafi seguenti vedremo cosa sono esattamente le schede di ruolo, come sono strutturate, come crearle e quali benefici offrono a HR, recruiter e aziende.
Cosa sono le schede di ruolo
Le schede di ruolo sono documenti strutturati che delineano tutti gli aspetti chiave di una determinata posizione lavorativa. A differenza di una semplice descrizione di ruolo, queste schede forniscono un quadro completo della posizione. Comprendono non solo le mansioni e i requisiti “hard” (competenze tecniche, titoli, esperienza), ma anche le competenze trasversali e comportamentali legate a quel ruolo.
In pratica, la scheda di ruolo funge da riferimento univoco per capire cosa ci si aspetta da quella figura professionale in azienda.
Implementare schede di ruolo dettagliate all’interno dell’organizzazione consente svariate applicazioni pratiche. Questi profili strutturati diventano la base su cui poggiano molti processi HR. Partendo dalla selezione del personale (per definire chi è il candidato ideale) alla valutazione delle performance, fino alla formazione e alla pianificazione delle carriere. Come vedremo, disporre di schede di ruolo ben fatte, aiuta a garantire che le competenze dei dipendenti siano allineate con gli obiettivi strategici dell’azienda, riducendo i rischi di errore nelle assunzioni e supportando lo sviluppo del capitale umano.
Struttura e contenuti di una scheda di ruolo
Ogni scheda di ruolo include una serie di sezioni che, insieme, forniscono un ritratto completo del ruolo professionale.
Ecco i principali componenti di una scheda di ruolo standard:
- Descrizione del ruolo: una panoramica generale della posizione e delle sue responsabilità chiave. In questa sezione iniziale viene riassunto lo scopo del ruolo in azienda e le attività di alto livello di cui è responsabile;
- Mansioni e competenze tecniche: un elenco dettagliato dei compiti quotidiani e delle responsabilità specifiche del ruolo insieme alle competenze tecniche e agli strumenti tecnologici richiesti. Questa parte evidenzia quali software, strumenti o conoscenze tecniche sono essenziali per svolgere efficacemente il lavoro;
- Requisiti professionali: i requisiti specifici legati all’attività lavorativa e al contesto professionale. Qui si elencano capacità e qualità necessarie nell’esercizio del ruolo, come ad esempio abilità di negoziazione, gestione del tempo, problem solving, orientamento al risultato, ecc. Questi requisiti aiutano a capire le aspettative quotidiane e le competenze pratiche necessarie per avere successo nella posizione;
- Competenze personali necessarie: una lista delle competenze individuali chiave che il lavoratore deve possedere per svolgere con efficacia il ruolo. Rientrano in questo elenco capacità cognitive e relazionali come il pensiero critico, l’ascolto attivo, la capacità di adattamento e altre doti personali. Questa sezione serve a identificare i tratti sia personali sia professionali indispensabili per riuscire bene in quel ruolo;
- Soft skill e competenze trasversali: focus sulle soft skill e sulle qualità interpersonali richieste dalla posizione, ad esempio la leadership, l’integrità, la propensione al teamwork, la gestione dello stress, ecc. Evidenziando queste caratteristiche, la scheda sottolinea l’importanza di un equilibrio tra abilità tecniche e abilità umane nel profilo ideale;
- Soft Skill Match: una sezione dedicata a collegare le competenze specifiche del ruolo con le soft skill chiave. In pratica, vengono messe in relazione le abilità richieste dalla posizione con determinate competenze trasversali presenti in un database di soft skill (ad esempio, il nostro in Eggup), evidenziando come le capacità interpersonali si traducano in efficacia professionale nel contesto lavorativo. Questa parte è particolarmente utile per comprendere quali soft skill risultano più critiche per avere successo in quel ruolo e può guidare sia la valutazione dei candidati sia i piani di sviluppo per i dipendenti in quella posizione.
Come si nota, la scheda di ruolo offre una visione a 360 gradi della posizione: dal cosa fa (mansioni) al come lo fa (competenze tecniche e soft). Tale completezza assicura che chiunque utilizzi la scheda (HR, manager o lo stesso dipendente) abbia un riferimento chiaro e condiviso delle aspettative legate a quel ruolo.
Come creare e aggiornare le schede di ruolo
L’elaborazione di schede di ruolo efficaci richiede un approccio strutturato e collaborativo. In generale, il processo per creare queste schede comprende alcuni step fondamentali:
- Mappare i ruoli esistenti: per iniziare è necessario identificare tutte le posizioni lavorative nell’organizzazione e definire con chiarezza le competenze richieste per ciascuna. Ciò può includere la categorizzazione dei ruoli in famiglie professionali simili, così da assicurarsi di coprire ogni profilo in modo coerente.
- Raccogliere informazioni dettagliate: per ogni ruolo, l’HR dovrebbe raccogliere dati accurati sulle responsabilità e competenze effettivamente richieste. Questo avviene spesso coinvolgendo i diretti interessati. Ad esempio, tramite interviste con i dipendenti che ricoprono quel ruolo e con i loro responsabili, workshop di gruppo per identificare competenze tecniche specifiche, e questionari per valutare quali soft skill sono ritenute indispensabili. Inoltre, può essere utile analizzare descrizioni di posizioni simili presenti sul mercato o nel settore, in modo da non trascurare alcun requisito rilevante.
- Compilare la scheda di ruolo: una volta raccolte le informazioni, si procede a redigere la scheda di ruolo vera e propria, organizzando i contenuti nelle varie sezioni (come quelle descritte nel paragrafo precedente). In questa fase è importante essere chiari e specifici, usando un linguaggio comprensibile a tutti e possibilmente quantificando competenze o risultati attesi.
- Validare e aggiornare le schede: è buona prassi condividere le schede di ruolo con i manager o i responsabili per verificare che quanto descritto corrisponda alla realtà del lavoro quotidiano. Eventuali aggiustamenti o integrazioni andrebbero fatti in collaborazione con loro. Inoltre, le schede di ruolo non sono statiche: vanno riviste periodicamente per aggiornare competenze o obiettivi in base all’evoluzione del ruolo e del business.
Come semplificare questo processo?
Per le aziende che non dispongono di risorse interne sufficienti per creare da zero ogni scheda, esistono librerie di schede di ruolo predefinite fornite da società specializzate che aiutano a individuare rapidamente le competenze richieste dai vari ruoli.
Servizi come questo permettono di partire da modelli collaudati e adattarli alla propria realtà aziendale, risparmiando tempo e assicurando che nessun aspetto importante venga tralasciato. Inoltre, è possibile anche collegare direttamente le competenze mappate nelle schede di ruolo con strumenti di assessment delle soft skill dei candidati o dipendenti. In tal modo diventa più facile verificare l’aderenza di una persona al profilo ricercato e identificare eventuali gap da colmare.
I vantaggi delle schede di ruolo per HR e aziende
Implementare le schede di ruolo in azienda comporta diversi benefici concreti nei processi di gestione del personale.
Tra questi, è impossibile non citare una migliore selezione e collocamento del personale. Le schede di ruolo permettono ai responsabili HR di definire con precisione il profilo ideale per ogni posizione. Ciò si traduce in processi di recruiting più mirati ed efficaci, perché è più facile individuare (o scartare) i candidati in base all’aderenza ai requisiti stabiliti. In pratica si riduce il rischio di scegliere la persona sbagliata per un ruolo, evitando costosi errori di assunzione dovuti al mismatching tra competenze offerte e competenze richieste.
Inoltre, disponendo di una mappatura chiara delle competenze necessarie per ogni ruolo, l’azienda può pianificare meglio la formazione del personale. Diventa possibile, ad esempio, costruire piani di sviluppo individuali per colmare le lacune specifiche di ciascun dipendente rispetto al profilo del ruolo che ricopre (o a cui aspira). Questo approccio mirato aumenta l’efficacia della formazione erogata e porta a dipendenti più competenti, coinvolti e soddisfatti – fattori che migliorano anche la retention e la lealtà verso l’azienda.
In termini di gestione delle performance, le schede di ruolo forniscono criteri oggettivi per valutare la performance di ogni risorsa, poiché stabiliscono a monte quali risultati e comportamenti ci si aspetta in quel ruolo. I manager possono utilizzare le competenze e gli obiettivi indicati nella scheda come benchmark durante le review periodiche, garantendo feedback più strutturati e coerenti. Questo aiuta a creare un ambiente meritocratico, in cui le valutazioni sono basate su parametri chiari e condivisi, e facilita il coaching dei dipendenti su aree specifiche di miglioramento.
Infine, anche la pianificazione delle carriere e talent management ottengono dei benefici. Identificare le competenze chiave associate ai ruoli più critici consente di gestire meglio i piani di successione e la crescita interna dei talenti. Le schede di ruolo rendono esplicito quali abilità e conoscenze servono per progredire da un ruolo all’altro, aiutando l’HR a individuare i potenziali successori. Inoltre, fungono da guida per disegnare percorsi di carriera. Un dipendente, conoscendo le aspettative del ruolo attuale e di quelli di livello superiore, può lavorare in modo mirato sul proprio sviluppo. In sintesi, queste schede facilitano la gestione dei talenti in ottica di lungo periodo, assicurando che il know-how necessario sia sempre presente (o coltivato) in azienda.
In conclusione, le schede di ruolo non sono semplici documenti burocratici, ma strumenti strategici che aiutano a connettere le persone giuste ai ruoli giusti. Esse delineano chiaramente competenze e responsabilità di ogni posizione e fungono da punto di riferimento per molte decisioni HR, assicurando che lo sviluppo del personale proceda di pari passo con gli obiettivi dell’organizzazione.
In un contesto lavorativo in continua evoluzione dotarsi di schede di ruolo ben fatte significa mettere le basi per un’organizzazione più agile, consapevole e orientata al successo.