L’intervista di uscita, o exit interview, rappresenta un’opportunità fondamentale per le aziende per capire meglio l’esperienza vissuta dal dipendente e i motivi per cui ha scelto di andarsene. Spesso, però, i recruiter sono più concentrati sul processo di selezione a seguito di una dimissione e al relativo onboarding del nuovo assunto, tralasciando le attività legate all’offboarding.
Condurre questo tipo di intervista in modo accurato e con un approccio strategico può rivelare informazioni preziose su vari aspetti della vita aziendale e contribuire a migliorarla. Vediamo perché la exit interview è importante e come può essere articolata efficacemente.
Cos’è l’Exit Interview?
L’exit interview è un colloquio che si svolge solitamente alla fine del periodo di preavviso di un dipendente in uscita. Generalmente, è condotta nell’ultima settimana di lavoro del dipendente dimissionario. Per questo, si considera come l’ultima fase del processo di offboarding. L’obiettivo di questa intervista è comprendere a fondo le ragioni che hanno portato il dipendente a lasciare l’azienda e raccogliere feedback su aspetti critici dell’esperienza lavorativa.
Questa intervista può essere condotta tramite un questionario scritto (exit survey), una videochiamata o un incontro in presenza. In quest’ultimo caso, è importante accertarsi di condurre l’intervista in un ambiente confidenziale e rispettoso, per mettere a proprio agio i presenti. La durata in genere non supera i 30-60 minuti.
Qualunque sia la modalità, tuttavia, il focus resta sempre lo stesso: ottenere insight onesti e completi che possano servire all’azienda per migliorare le proprie politiche interne, la gestione del team e la cultura organizzativa.
Importanza strategica dell’Exit Interview
L’intervista di uscita non è solo un colloquio formale, bensì uno strumento strategico che, se ben gestito, offre un grande valore per le organizzazioni. Abbiamo raccolto qui di seguito alcuni dei motivi principali per cui questo processo è fondamentale:
- Capire i motivi del turnover: Conoscere le ragioni dietro l’uscita dei dipendenti permette all’azienda di identificare problemi ricorrenti, come una mancanza di crescita professionale, insoddisfazione rispetto al carico di lavoro o conflitti con i colleghi. Questo permette all’azienda di effettuare un’analisi dei trend di turnover. Se alcuni motivi dovessero emergere frequentemente, l’azienda può apportare modifiche strategiche per ridurre il turnover e migliorare la fidelizzazione dei dipendenti.
- Sviluppare una cultura di apertura e fiducia: Mostrare ai dipendenti che la loro opinione è ascoltata e rispettata, anche al momento della loro uscita, contribuisce a creare un ambiente di lavoro più trasparente. Una Exit Interview condotta in modo corretto segnala che l’azienda è disposta a imparare dai feedback ricevuti, promuovendo una cultura di miglioramento continuo e ascolto attivo.
- Rafforzare l’Employer Branding: L’immagine che un’azienda dà ai dipendenti in uscita può influenzare anche i potenziali candidati futuri. Se un ex-dipendente lascia con una buona impressione e si sente rispettato, sarà più propenso a parlare positivamente dell’azienda con amici o colleghi, alimentando così un buon passaparola. Questo può attirare talenti migliori e ridurre i costi di selezione.
- Prevenire problemi di team o di leadership: L’Exit Interview consente di raccogliere informazioni preziose sulle dinamiche di team e sulla gestione da parte dei leader. Un feedback negativo o costruttivo sulla leadership può portare l’azienda a rivedere i propri metodi di gestione, evitando che problematiche comuni (come microgestione o mancanza di supporto) si ripetano con altri dipendenti.
- Identificare possibili aree di crescita: Le interviste di uscita sono spesso una fonte di spunti per migliorare i programmi di formazione, i percorsi di carriera e le risorse messe a disposizione del team. Un dipendente che lascia l’azienda può offrire suggerimenti su cosa avrebbe desiderato per la propria crescita professionale, indicando in modo specifico le aree su cui l’azienda potrebbe investire.
Come articolare l’Exit Interview
L’intervista di uscita è un momento delicato e va gestita con professionalità e tatto. Ecco alcuni consigli su come strutturarla al meglio:
- Assegnare l’intervista a una figura neutrale: L’intervistatore dovrebbe essere preferibilmente un responsabile delle risorse umane esterno al team diretto del dipendente in uscita. Questo aiuta a creare un ambiente di fiducia, in cui il dipendente si sente libero di esprimersi senza temere ritorsioni. È sconsigliabile, infatti, affidare l’intervista al diretto responsabile del dipendente dimissionario, in quanto potrebbe essere troppo coinvolto o, addirittura, rappresentare uno dei motivi che ha portato alle dimissioni.
- Fare chiarezza sugli obiettivi dell’intervista: Prima di iniziare, l’intervistatore dovrebbe spiegare chiaramente che l’obiettivo è migliorare l’ambiente di lavoro per i colleghi e ottenere feedback per l’azienda. Questo contribuisce a mettere il dipendente a proprio agio, facendogli capire che il suo contributo è importante.
- Creare un ambiente di riservatezza: Svolgere l’intervista in un ambiente confidenziale permette al dipendente di parlare apertamente. È importante assicurare che le risposte non saranno divulgate e serviranno esclusivamente per scopi migliorativi. È essenziale, inoltre, che i feedback raccolti siano documentati in modo accurato e trattati in forma anonima. Le risposte devono essere utilizzate per individuare trend comuni e non per agire contro il dipendente in uscita.
- Favorire l’ascolto attivo: L’intervistatore deve essere preparato ad ascoltare senza interrompere, mostrando empatia e disponibilità a comprendere. L’ascolto attivo trasmette al dipendente un senso di rispetto e considerazione. Da evitare di difendere l’azienda o prendere sul personale le critiche, perché questa attività si riveli davvero utile. Un colloquio di uscita condotto in modo sereno e imparziale può rivelarsi una miniera d’oro per individuare le criticità aziendali. Accogliere i feedback negativi con apertura mentale può stimolare discussioni proficue e portare a miglioramenti concreti.
10 domande da porre durante l’intervista di uscita
Se dunque l’obiettivo dell’intervistatore è quello di ottenere feedback costruttivi e utili, è necessario arrivare al colloquio preparati. Per ottenere insights utili, è importante fare le domande giuste.
Qui di seguito abbiamo raccolto una serie di domande che l’intervistatore può porre al dimissionario durante questa fase.
- Qual è la ragione principale per cui hai deciso di lasciare l’azienda?
Questa domanda è utile per comprendere il fattore scatenante dell’abbandono, analizzare se ci sono trend comuni e identificare aree di miglioramento. - Ci sono stati momenti o situazioni che ti hanno portato a prendere questa decisione?
Lo scopo di questa domanda è individuare eventuali eventi specifici che potrebbero segnalare criticità all’interno dell’organizzazione. - Come descriveresti la tua esperienza complessiva di lavoro qui?
Questa domanda serve a valutare la percezione generale dell’ambiente lavorativo e l’allineamento della cultura aziendale. - Cosa avremmo potuto fare diversamente per rendere la tua esperienza più positiva e farti rimanere con noi?
Qui lo scopo è capire quali modifiche avrebbero potuto influire sulla decisione del dipendente di rimanere. Questa domanda offre un’opportunità di individuare cambiamenti organizzativi concreti che potrebbero migliorare l’employee retention in futuro.
- Quali sono stati i principali punti di forza e debolezza dell’ambiente di lavoro?
L’obiettivo dell’intervistatore con questa domanda è evidenziare i vantaggi e i limiti dell’ambiente lavorativo, così da conservare le best practice e intervenire sui problemi.
- Come valuteresti la qualità del supporto ricevuto dal management?
Con questa domanda, si vuole analizzare l’efficacia della leadership e l’accesso al supporto necessario per svolgere il proprio ruolo.
- Ti è mai capitato di segnalare un problema o un’inefficienza nel tuo lavoro? Come è stata affrontata la tua segnalazione?
Qui si vuole valutare l’efficacia dei canali di comunicazione interna e la prontezza dell’azienda nel recepire e rispondere ai feedback. Questa domanda rivela quanto i dipendenti si sentano ascoltati e supportati e consente di riflettere su possibili miglioramenti nel sistema di ascolto e risposta aziendale.
- Ci sono stati ostacoli alla tua crescita professionale?
Questa domanda è necessaria per comprendere se l’azienda offre reali possibilità di crescita o se il dipendente si è sentito bloccato.
- In cosa potrebbe migliorare l’azienda secondo te?
Lo scopo di questa domanda è identificare suggerimenti concreti per il miglioramento, sfruttando il punto di vista di un collaboratore con esperienza diretta.
- Raccomanderesti la nostra azienda a un amico o collega? Perché?
Una delle ultime domande potrebbe essere questa perché è volta a valutare la percezione complessiva della reputazione dell’azienda, anche rispetto a possibili candidati futuri.
L’intervista di uscita rappresenta un momento chiave per acquisire feedback costruttivo e contribuire a un ambiente di lavoro sempre migliore. Implementare regolarmente questa pratica e analizzare i risultati con un approccio strategico è fondamentale per fare progressi concreti, garantendo che ogni uscita sia un’occasione di crescita e miglioramento per l’azienda.
Integrare un assessment sulle competenze in questa delicata fase può offrire un ulteriore livello di comprensione riguardo al modo in cui il dipendente ha vissuto il suo ruolo, le dinamiche di team e la cultura aziendale. Questo tipo di valutazione consente non solo di ricevere feedback sulle competenze tecniche, ma anche di indagare su competenze chiave come la comunicazione, la collaborazione, la leadership e l’adattabilità, che hanno un forte impatto sull’ambiente di lavoro.