Si parla spesso di come gestire al meglio il periodo di onboarding dei nuovi assunti, per supportarli nella fase iniziale del nuovo lavoro e per renderli parte sin da subito della cultura aziendale.
Solo recentemente, si è iniziato a parlare anche del fenomeno contrario, l’offboarding, che si verifica quando un dipendente lascia il proprio posto di lavoro. Questo è un aspetto fondamentale della gestione delle risorse umane, che spesso viene erroneamente trascurato.
Ma che cosa si intende per offboarding e perché è importante? Quali sono i benefici di questo processo? Quali dovrebbero essere le azioni da compiere in qualità di HR per gestire la fine del rapporto di lavoro?
In questo articolo, risponderemo a queste domande e forniremo una checklist di azioni da compiere per gestire al meglio questo processo.
Che cosa si intende per offboarding
Il termine “offboarding” si traduce dall’inglese con “procedura di uscita o di disinserimento”. Quando si parla di offboarding, ci si riferisce al processo strutturato e formale di separazione di un dipendente dall’azienda. Questo può includere licenziamenti, dimissioni volontarie, pensionamenti o qualsiasi altra forma di cessazione del rapporto di lavoro.
A differenza dell’onboarding, che riguarda l’inserimento e l’integrazione dei nuovi dipendenti, l’offboarding si concentra sull’assicurare una transizione fluida e rispettosa per i dipendenti in uscita e per l’azienda stessa.
Questo processo, se gestito correttamente, può portare benefici significativi sia per l’azienda che per il dipendente. Secondo uno studio dell’Harvard Business Review, infatti, la corretta gestione dell’offboarding rappresenta un’opportunità di crescita unica per l’azienda nel lungo periodo.
Importanza e benefici dell’offboarding
Ci sono numerose ragioni che concorrono a sostenere l’importanza di tale processo e i benefici che ne derivano. Vediamone alcuni:
- Recupero di feedback prezioso: L’offboarding rappresenta un’opportunità unica per raccogliere feedback dai dipendenti in uscita. Attraverso interviste di uscita e questionari mirati, le aziende possono ottenere informazioni preziose su cosa funziona e cosa no all’interno dell’organizzazione. Questi feedback possono essere strutturati e utilizzati per migliorare i processi interni e la gestione delle risorse umane.
- Valorizzazione della reputazione aziendale: Un processo di offboarding ben gestito certamente contribuisce a mantenere una buona reputazione aziendale. Dipendenti che lasciano l’azienda con un’esperienza positiva tendono a parlarne bene, contribuendo a un’immagine aziendale favorevole. Questo è particolarmente importante in un’era in cui le recensioni online e le opinioni sui social media possono influenzare significativamente la percezione del pubblico.
- Mantenimento del morale dei dipendenti rimasti e fidelizzazione: Un processo di offboarding trasparente e rispettoso può contribuire a mantenere il morale dei dipendenti che restano. Quando i dipendenti vedono che i loro colleghi vengono trattati con rispetto e professionalità durante il processo di uscita, la fiducia nell’azienda aumenta.
- Protezione della proprietà intellettuale e dei dati: Durante l’offboarding, è essenziale garantire che il dipendente in uscita non porti con sé dati sensibili o proprietà intellettuali dell’azienda. Implementare una politica chiara su questo aspetto può prevenire fughe di informazioni e proteggere la competitività dell’azienda.
- Favorisce la continuità operativa: L’addio di un dipendente può interrompere le operazioni quotidiane. Se gestito correttamente, l’offboarding evita che questo accada, favorendo il passaggio di consegne. Pianificare la transizione e trasferire le conoscenze in modo efficace è cruciale per mantenere la continuità operativa.
Checklist: le fasi dell’offboarding
L’offboarding dovrebbe essere un processo strutturato e ben definito in ogni azienda. Ecco una checklist che comprende le principali fasi che lo compongono:
Notifica e pianificazione
La fase iniziale prevede la notifica ufficiale della cessazione del rapporto di lavoro e la pianificazione delle attività necessarie. Questo include la definizione di una timeline, la comunicazione agli altri dipartimenti coinvolti e la preparazione della documentazione necessaria.
Comunicazione interna ed esterna
È necessario comunicare internamente l’uscita del dipendente in modo appropriato e trasparente per evitare disinformazione e mantenere il morale del team. Inoltre, è fondamentale gestire la comunicazione esterna con clienti e stakeholders, assicurando che siano informati dei cambiamenti in modo professionale e rassicurante. Questo aiuta a mantenere la fiducia e la continuità nelle relazioni esterne.
Documentazione e benefici
Durante l’offboarding, è importante assicurarsi che tutti i documenti necessari siano firmati e che il dipendente riceva tutte le informazioni sui benefici a cui ha diritto, come il TFR (Trattamento di Fine Rapporto), eventuali bonus e altre compensazioni. Questa documentazione comprende la lettera di dimissioni, il contratto di lavoro ed eventuali accordi di riservatezza. In aggiunta, potrebbe essere utile allegare anche le valutazione delle prestazioni e i piani formativi del dipendente in uscita.
Pianificazione della transizione
Strutturare bene questo passaggio permette di mantenere la continuità operativa. Prima di tutto, è necessario identificare un successore al dipendente in uscita oppure aprire un nuovo processo di selezione. Una volta identificata la nuova figura, si dovrà organizzare il passaggio di consegne, tenendo conto delle tempistiche necessarie perché ciò avvenga con successo.
Restituzione dei beni aziendali
La restituzione dei beni aziendali, come computer, telefoni, badge di accesso, e altro, rappresenta un’altra fase delicata dell’offboarding. Questo passaggio dovrebbe essere monitorato attentamente attraverso un inventario dei beni da restituire e la verifica delle condizioni degli oggetti restituiti.
Revoca degli accessi
Un altro aspetto critico dell’offboarding è la revoca degli accessi ai sistemi aziendali. Questo include la disattivazione di account email, accessi a database, software e qualsiasi altra risorsa digitale. È importante garantire che questo avvenga in modo tempestivo per proteggere le informazioni aziendali.
Intervista di uscita
Le interviste di uscita sono fondamentali per raccogliere feedback onesto dai dipendenti in uscita. Queste interviste dovrebbero essere condotte nell’ultima settimana di lavoro del dipendente in un ambiente confidenziale e rispettoso. Questo è un momento prezioso per offrire un feedback reciproco, corredato da un ringraziamento da parte dell’azienda per il suo operato. Le informazioni raccolte saranno utili al fine di migliorare ulteriormente l’ambiente di lavoro.
Strategie per un offboarding efficace
Quali strategie adottare per la buona riuscita di questo processo? Per gestire efficacemente l’offboarding, è fondamentale standardizzare il processo. Creare una procedura chiara e coerente garantisce che ogni dipendente riceva lo stesso trattamento e che nessun passaggio importante venga trascurato.
Un altro elemento chiave è la formazione del personale HR. Questi professionisti devono essere adeguatamente preparati per gestire l’offboarding, inclusa la capacità di condurre interviste di uscita, gestire la documentazione e comunicare in modo efficace. La comunicazione, infatti, gioca un ruolo cruciale durante l’offboarding e deve essere chiara e trasparente. I dipendenti devono essere informati su ogni passaggio del processo e sapere cosa aspettarsi, il che contribuisce a ridurre l’ansia e le incomprensioni.
Gestire l’offboarding con rispetto e sensibilità è fondamentale. I dipendenti che lasciano l’azienda, indipendentemente dal motivo, dovrebbero sentirsi apprezzati e rispettati, il che aiuta a mantenere relazioni positive anche dopo la separazione.
Infine, l’utilizzo di tecnologie appropriate può facilitare notevolmente il processo di offboarding. Software specifici possono aiutare a gestire la documentazione, la revoca degli accessi e la raccolta di feedback in modo più efficiente, rendendo l’intero processo più fluido e meno stressante per tutte le parti coinvolte.
L’offboarding aziendale è un processo complesso ma essenziale che richiede attenzione e cura. In un mercato del lavoro sempre più fluido e agile, il turnover del personale è aumentato considerevolmente. Infatti, secondo il Bureau of Labor Statistics degli USA, la durata media di un posto di lavoro equivale a 4,1 anni.
I dipartimenti HR avranno quindi sempre più a che fare con l’alternarsi di personale nelle aziende. Ecco perché gestire questo processo in modo efficace può portare numerosi benefici. Investire tempo e risorse in un buon processo di offboarding non solo migliora l’esperienza dei dipendenti in uscita, ma rafforza anche l’azienda nel suo complesso.
Per mantenere buoni rapporti con il dipendente in uscita, potrebbe essere utile offrire supporto durante la transizione. Questo può includere servizi di outplacement, referenze professionali e supporto nella presa di consapevolezza delle competenze che ha sviluppato negli anni di lavoro in azienda. È possibile dunque organizzare una fase di assessment sulle soft skill, con conseguente restituzione, per lasciare al dipendente una prova tangibile della sua crescita in azienda, dei suoi punti di forza e di quelli di crescita.
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